本講演では、上智大学の事務組織における生成AI利活用の事例についてご紹介をしました。

上智大学では、事務系業務における効率化や質の向上を目指し、2023年の秋頃から生成AI利用の試行錯誤をしてきました。まずは、法人向けの生成AIサービスのトライアルから始まり、「事務系生成AIガイドライン」を整備するに至った経緯について説明しました。 

事例紹介の前半では、上智大学における学内文書のバイリンガル化について取り上げました。 

生成AI導入以前は、学内掲示や学内文書の日英化には多くの時間と労力がかかるとともに、利用するソフトウェア面での課題がありました。しかし、AI翻訳サービスや生成AIの導入により、このプロセスが大幅に改善されました。現在では、学内掲示については、日英化がかなり進展し、外国人教員からの反応は変わってきております。 

なお、翻訳業務における生成AIの利用に際しては、学内文書特有の表現やニュアンスについては限界があるのと、生成AIの仕様面や運用上の問題も明らかになりました。 

事例紹介の後半では、学生調査やアンケートの自由記述テキストを生成AIで整理し、分かりやすい報告にまとめる取り組みを紹介しました。これにより、大量の自由記述データを効率的に資料化し、的確なフィードバックや改善提案に役立てるケースが徐々に増えてきております。 

また、Excelやその他の日常的に利用するソフトウェアの使い方に関する相談を、生成AIがサポートすることで、教職員のスキル向上や業務効率化にも寄与しています。

最後に、生成AI利用における課題点についても触れます。例えば、生成AIの出力結果に依存しすぎるリスクや、プライバシー保護・セキュリティ面での注意が求められる点などがあります。それでも、これらの課題を乗り越えた結果、学内業務の効率化や多言語対応の充実といった大きな変化をもたらしました。本講演では、これらの事例を通じて、生成AIが大学事務業務にもたらした変化と可能性を考察し、その導入と活用に向けた知見を共有しました。